Je suis expert en informatique et voici ce que je vérifie en premier lorsque quelqu'un me demande de réaliser des économies rapidement : les licences inutilisées, les niveaux mal attribués et les renouvellements mal négociés.
Cela fait des années que j'audite l'infrastructure informatique d'entreprises au Mexique, et il y a une question qui sert presque toujours de point de départ : « Combien de licences payez-vous qui ne sont utilisées par personne ? » Ce n'est pas l'aspect le plus sophistiqué d'un audit informatique, mais c'est celui qui permet d'obtenir le plus rapidement un chiffre concret à présenter à la direction — et dans la plupart des cas, les économies sont déjà là avant même de toucher à un seul contrat avec un fournisseur.
Voici ce que je vérifie, dans l'ordre où je le fais, quand quelqu'un me demande : « Trouve-moi des économies rapides dans le domaine informatique ».
Le cas le plus courant : une personne quitte l'entreprise et sa licence Microsoft 365 (ou Google Workspace, ou toute autre suite logicielle) reste active — et continue d'être facturée — plusieurs mois après son départ. Dans une entreprise de 40 à 80 personnes présentant un taux de rotation normal, cela représente à lui seul entre 5 % et 10 % des dépenses liées aux licences de productivité. C’est la vérification la plus rapide à effectuer et la plus facile à justifier : il suffit de croiser la liste des licences actives avec la liste actuelle des salariés.
Deuxième constat typique : des utilisateurs disposant d’une licence Premium ou E5 qui n’utilisent que la messagerie et Word. Les suites bureautiques proposent différents niveaux (E1/E3/E5 chez Microsoft, Business Starter/Standard/Plus chez Google) conçus pour des profils distincts : assistance de première ligne, utilisateur standard, postes nécessitant des exigences en matière de sécurité ou de conformité. Attribuer le niveau le plus élevé « au cas où » à tout le monde est le moyen le plus discret de faire gonfler une facture informatique.
Il est fréquent de trouver deux ou trois outils payants — un pour les visioconférences, un autre pour la gestion de projet, un autre encore pour la signature électronique — qui remplissent essentiellement la même fonction, adoptés par différentes équipes à des moments différents sans que personne ne les ait comparés. Aucune décision prise individuellement n'était mauvaise ; le problème, c'est que personne ne fait le point sur l'ensemble.
Sur AWS, Azure ou Google Cloud, il est courant de trouver des environnements de test restés actifs, des espaces de stockage et des instantanés obsolètes que personne ne supprime, ou encore des capacités réservées bien supérieures à l'utilisation réelle. Dans ce cas, les économies ne proviennent pas d'une négociation pour obtenir un meilleur prix unitaire, mais du fait de ne plus payer pour quelque chose qui n'est tout simplement pas utilisé.
Le pire moment pour revoir un contrat, c'est la semaine de son renouvellement : à ce stade, il n'y a plus de véritable marge de négociation, seulement le choix entre signer ou se retrouver sans service. Commencer cette révision 90 à 120 jours avant l'échéance — comparer les prix du marché, confirmer le nombre de licences réellement nécessaires, examiner les conditions de résiliation — change complètement la position de négociation vis-à-vis du fournisseur.
Les économies identifiées lors d'un premier audit ont tendance à se reproduire : de nouveaux employés arrivent avec des licences mal attribuées, de nouveaux outils sont adoptés sans aucun contrôle, de nouvelles ressources dans le cloud sont laissées à l'abandon. C’est pourquoi les audits informatiques les plus utiles ne constituent pas un événement ponctuel, mais un examen périodique — et c’est pourquoi nous retrouvons exactement ce type de schémas dans les 15 constatations typiques que nous avons répertoriées lors d’audits menés auprès de filiales au Mexique.
Si vous n'avez jamais réalisé cet exercice, c'est souvent le premier bilan qui permet de dégager les économies les plus importantes. C'est précisément le point de départ d'une bonne gestion informatique: ne pas dépenser moins pour le simple plaisir de dépenser moins, mais cesser de payer pour ce qui n'apporte plus de valeur ajoutée.
30 minutes avec l'un de nos directeurs. Pas de présentation commerciale — on va droit au but.