Soy experto en TI y esto es lo primero que reviso cuando alguien me pide ahorro rápido: licencias sin usar, niveles mal asignados y renovaciones mal negociadas.
Llevo años auditando la infraestructura de TI de empresas en México, y hay una pregunta que casi nunca falla como punto de partida: ¿cuántas licencias estás pagando que nadie está usando? No es la parte más sofisticada de una auditoría informática, pero es la que más rápido produce un número concreto que enseñar a dirección — y en la mayoría de los casos, el ahorro está ahí antes de tocar un solo contrato con un proveedor.
Esto es lo que reviso, en el orden en que lo reviso, cuando alguien me pide "encuéntrame ahorro rápido en TI".
El caso más común: alguien deja la empresa y su licencia de Microsoft 365 (o Google Workspace, o cualquier suite) sigue activa — y facturando — meses después. En una empresa de 40-80 personas con rotación normal, esto solo ya suele representar entre 5% y 10% del gasto en licencias de productividad. Es la revisión más rápida de hacer y la más fácil de justificar: cruzar la lista de licencias activas contra la nómina actual.
El segundo hallazgo típico: usuarios con licencia Premium o E5 que solo usan correo y Word. Las suites de productividad tienen niveles (E1/E3/E5 en Microsoft, Business Starter/Standard/Plus en Google) pensados para perfiles distintos — soporte de primera línea, usuario estándar, roles con requisitos de seguridad o cumplimiento. Asignar el nivel más alto "por si acaso" a todo el mundo es la forma más silenciosa de inflar una factura de TI.
Es común encontrar dos o tres herramientas pagadas — una de videollamadas, otra de gestión de proyectos, otra de firma electrónica — que hacen esencialmente lo mismo, adoptadas por distintos equipos en distintos momentos sin que nadie las haya comparado. Ninguna decisión individual fue mala; el problema es que nadie audita el conjunto.
En AWS, Azure o Google Cloud, es habitual encontrar entornos de prueba que quedaron activos, almacenamiento y snapshots antiguos que nadie borra, o capacidad reservada muy por encima del uso real. Aquí el ahorro no viene de negociar un mejor precio por unidad — viene de dejar de pagar por algo que simplemente no se está usando.
El peor momento para revisar un contrato es la semana de su renovación — ahí ya no hay margen de negociación real, solo la opción de firmar o quedarse sin el servicio. Empezar la revisión 90 a 120 días antes del vencimiento — comparar precio de mercado, confirmar la cantidad de licencias que realmente se necesitan, revisar las condiciones de salida — cambia por completo la posición de negociación frente al proveedor.
El ahorro que se encuentra en una primera revisión tiende a repetirse: nuevos empleados llegan con licencias mal asignadas, nuevas herramientas se adoptan sin pasar por ningún filtro, nuevos recursos en la nube quedan huérfanos. Por eso las auditorías informáticas más útiles no son un evento único, sino una revisión periódica — y por eso encontramos exactamente este tipo de patrones en los 15 hallazgos típicos que documentamos en auditorías a filiales en México.
Si nunca has hecho este ejercicio, la primera revisión suele ser la que más ahorro revela. Es exactamente el punto de partida de una buena gestión de TI: no gastar menos por gastar menos, sino dejar de pagar por lo que ya no aporta valor.
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